Spendenformular selber bauen: Lohnt sich das?
Viele NPO überlegen sich, ein eigenes Online-Spendentool zu programmieren, um Gebühren zu sparen – doch geht diese Rechnung wirklich auf?
Bei steigenden Online-Spendenvolumen werden die Gebühren vieler Spendentools schnell zum Thema. Entsprechend stellen sich viele Organisationen früher oder später die Frage: Sollen wir unser Spendenformular selber bauen?
Die Idee wirkt auf den ersten Blick attraktiv: tiefere Zahlungsgebühren, mehr Kontrolle und keine Abhängigkeit von Dritten. In der Praxis wird diese Rechnung jedoch häufig zu optimistisch gemacht.
In diesem Beitrag zeigen wir anhand eines konkreten Beispiels – einer NPO mit rund CHF 250'000 Online-Spenden pro Jahr – welche Kosten und Herausforderungen bei einer Eigenentwicklung tatsächlich entstehen und worauf es bei der Make-or-Buy-Entscheidung ankommt.
Eine NPO ist kein Softwareunternehmen
Die Entwicklung eigener Softwarelösungen gehört nicht zum Kerngeschäft der meisten NPO – und genau hier liegt eine zentrale Herausforderung bei der Make-or-Buy-Entscheidung.
Gleichzeitig ist das Umfeld im Fundraising anspruchsvoller geworden: steigender Wettbewerb, höhere Erwartungen von Spendenden und zunehmender Druck auf die Mittelbeschaffung, sind nur einige von vielen aktuellen Herausforderungen. In dieser Situation zusätzliche Ressourcen in den Aufbau und Betrieb einer eigenen Software zu investieren, ist für viele Organisationen schlicht nicht zielführend.
Hinzu kommt: Auch die wenigsten Webagenturen sind darauf ausgelegt, eine Fundraising-Plattform langfristig zu betreiben und weiterzuentwickeln. Agenturen arbeiten in der Regel projektbasiert – nicht produktbasiert – und selten mit einem klaren Fokus auf Fundraising.
Die Verantwortung für Betrieb, Weiterentwicklung und Sicherheit liegt bei einer Eigenentwicklung vollständig bei der Organisation selbst.
Höhere Gesamtkosten als bei marktüblichen Spendentools
„Das bisschen Hosting und ein paar Updates fallen kaum ins Gewicht.“
Solche Aussagen hören wir in der Praxis immer wieder, wenn Organisationen über ein eigenes Spendenformular nachdenken. Der Fokus liegt meist auf den initialen Entwicklungskosten – der laufende Betrieb wird unterschätzt.
Studien von IBM und Gartner zeigen jedoch: Die initiale Entwicklung macht oft nur rund 20% der Gesamtkosten aus. Bei der Make-or-Buy-Rechnung sollten die gesamten Lebenszykluskosten realistisch verglichen werden. Siehe auch: Software maintenance - Wikipedia
Für ein einfaches Setup mit einer initialen Investition von rund CHF 20’000 entstehen so über fünf Jahre schnell Gesamtkosten von CHF 100’000 bis 120’000 – also etwa CHF 15’000 bis 20’000 pro Jahr.
Dem gegenüber steht das eigentliche Argument für den Eigenbau: tiefere Zahlungsgebühren. Bei einem Online-Spendenvolumen von CHF 250’000 ergibt sich im Vergleich zur Lösung von Soulclick eine Einsparung von rund CHF 750 pro Jahr.
Im obigen Beispiel kostet der Betrieb eines eigenen Spendentools rund CHF 22’000 pro Jahr mehr als eine SaaS-Lösung.
Oder anders gesagt: Die eingesparten Gebühren fallen finanziell kaum ins Gewicht – die Betriebskosten dominieren die Rechnung.
Software-Reifegrad: Conversions sind kein Zufall
Das Spendenformular ist eines der zentralen Elemente im Online-Fundraising. Ist die Spenderin oder der Spender erst einmal von eurer Sache überzeugt, muss es einfach und schnell gehen.
Hinter einem gut funktionierenden Spendentool stecken oft Jahre an Optimierung: von der Nutzerführung über die mobile Darstellung bis hin zum Umgang mit Zahlungsabbrüchen oder der richtigen Wahl von Spendenbeträgen. Viele dieser Details wirken irrelevant, haben aber einen direkten Einfluss auf die Conversion-Rate.
Ein selbstgebautes Formular startet ohne diese Erfahrungswerte. Auch wenn man sich an bestehenden Lösungen orientiert, fehlt meist die Feinabstimmung. Schon kleine Unterschiede bei Ladezeiten oder der Nutzerführung können dazu führen, dass weniger Spenden abgeschlossen werden.
Was das konkret bedeutet, zeigt ein einfaches Beispiel:
Bei einem Online-Spendenvolumen von CHF 250’000 pro Jahr führt eine um 15% tiefere Conversion Rate – bei gleiche Durchschnittsspende – zu rund CHF 25’000 weniger Einnahmen.
Die entscheidende Frage ist daher nicht nur, was ein Spendentool kostet, sondern wie viel es tatsächlich einbringt.
Fazit: Der Eigenbau ist selten eine gute Option
Ein eigenes Spendenformular wirkt auf den ersten Blick attraktiv, bringt jedoch mittelfristig deutlich höhere Kosten und mehr Komplexität mit sich als ein SaaS-Spendentool. Die initiale Entwicklung ist dabei selten das Problem. Der eigentliche Aufwand entsteht im Betrieb – durch Weiterentwicklung, Compliance, Integrationen und interne Prozesse. Mit den technologischen Entwicklungen und spezialisierten Spendentools mitzuhalten, ist für eine einzelne NPO kaum realistisch.
Gleichzeitig fehlen bei einer Eigenentwicklung Ressourcen dort, wo NPO den grössten Hebel haben: im Campaigning, Storytelling und in der Spenderbindung. Dazu kommen Risiken bei Sicherheit und Datenschutz sowie Einschränkungen bei Datenqualität und Analyse.
Gerade im Fundraising, wo Vertrauen und Geschwindigkeit entscheidend sind, ist der Eigenbau meist die teurere und ineffizientere Option.
