Wie gehst du bei der Evaluation eines neuen Spendentools vor?

Im Alltag erhalten wir immer wieder Anfragen für Spendenformulare und -tools, was uns natürlich sehr freut. Gleichzeitig treffen wir des Öfteren auf Fragestellungen, die erahnen lassen, dass man sich auf der anderen Seite schwer tut mit der Toolevaluation. Schliesslich schafft man ja auch nicht alle paar Tage ein neues Online Fundraising Tool an. Der Wechsel ist zudem immer mit Kosten und Risiken verbunden. Genau deshalb gilt es bei der Evaluation genau hinzuschauen, denn Fehler können dich schnell teuer zu stehen kommen.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, Schritt für Schritt wie du bei der Spendentool-Evaluation am besten vorgehst und geben dir Tipps, worauf du besonders achten solltest.

Schritt 1: Eine Digitalstrategie entwickeln

Die Gründe für die Anschaffung eines Spendentools sind mannigfaltig: Die Einen starten gerade erst mit dem digitalen Fundraising, während wieder Andere eine bestehende Software ablösen. Unabhängig der Wechselgründe lohnt es sich jedenfalls, zuerst die wichtigsten strategischen Weichen zum Online Fundraising zu stellen. Hier einige Punkte die ihr bei der Entwicklung einer Digitalstrategie beleuchten solltest:

Doch was hat beispielsweise die Marktwahl mit der Findung des passenden Online-Spendentools zu tun? Naja, denken wir mal an eine international tätige Hilfsorganisation, die in über 40 Ländern Spendengelder beschafft. Das Spendentool einer solchen Organisation muss Zahlungen in verschiedenen Währungen akzeptieren, Erträge zu einem guten Wechselkurs konvertieren und über eine Input-Validierung im Spendenformular verfügen, die auch mit Adressformaten anderer Länder funktioniert. Auch in Drittstaaten gibt es zudem marktdominante, nationale Zahlungsmittel, wie Twint in der Schweiz, die bereitgestellt werden sollten. The list goes on and on…

Auf spezifische Fragestellungen und Situationen gibt es zwar keine Pauschalrezepte. Trotzdem kann gesagt werden: Je höher die strategische Bedeutung des Online Fundraisings, desto genauer sollte auf Aspekte wie Gebühren, Data Ownership oder Skalierbarkeit geachtet werden. Mit einer klaren Strategie habt ihr zwar noch nicht alle Antworten auf eure Fragen, doch stellt ihr zumindest schon mal die richtigen Fragen.

Schritt 2: Die Vorselektion möglicher Spendentools

Mit etwas Online-Research lassen sich schnell einige Anbieter von Online Fundraising Tools finden. In der Softwareausgabe des Fundraising Magazins beispielsweise, sind 14 Tools aus der DACH-Region in dieser Kategorie gelistet. Eine Vorselektion anhand der strategischen Rahmenbedingungen ist also unabdingbar.

Wir könnten euch nun eine Checkliste mit zweihundert Punkten aushändigen, die berücksichtigt werden sollten. Bei der Vorselektion sind jedoch noch nicht einzelne Features entscheidend, sondern vielmehr der strategische Match: Welches Tool passt am besten zu eurer künftigen Ausrichtung im digitalen Fundraising? Nachfolgend gehen wir auf die wichtigsten Vor-Evaluationskriterien ein, die eine wichtige Rolle für viele Hilfswerke spielen:

Kriterium 1: Zahlungslösung oder Fundraisingtool?

Das Marktangebot im Bereich Online Fundraising ist wie erwähnt vielseitig und stark segmentiert. Es reicht von einfachen I-Frame und Widget Bezahllösungen bis zur umfassenden Digital Fundraising Plattform mit Content-Management-System, Automationen, Fundraising-Analytics und vielem mehr. Hier eine Übersicht des Angebotsspektrums:

Bei der Frage nach der richtigen Toolkategorie für eure Organisation gibt es kein richtig oder falsch. Vielmehr solltet ihr euch die Frage stellen, wie umfangreich und intelligent eine künftige Lösung sein sollte respektive was ihr potenziell damit anstellen wollt. Dies hängt wiederum stark von der strategischen Bedeutung und Ausrichtung des Online Fundraisings ab.

Selbst mit einfachen WooCommerce Spenden Plugins oder Stripe kann deine Organisation eine Online-Spendenfunktion bauen. Es muss jedoch berücksichtigt werden, dass jede Erweiterung zeitaufwändig und teuer selbst gebaut werden muss. Die Kosten externer Agenturen und Entwicklungspartner übersteigen die Preise fixfertiger Plattformen erfahrungsgemäss schnell.

Umfangreiche Digital Fundraising Plattformen wie Soulclick, verfügen über mehr Expertise, eine hohe Spezialisierung und verhältnismässig günstige Erweiterungsmöglichkeiten. Dafür lohnt es sich auch mal bei der Anschaffung etwas mehr Geld in die Hand zu nehmen.

Kriterium 2: Verfügbarkeit relevanter Zahlungsmittel

Beim Blick auf die beliebtesten Zahlungsmittel der Schweiz fällt auf, dass Twint im Onlinebereich mit über 60% Marktanteil, klar in der Pole-Position steht. Im Sinne einer Gesamtversorgung sollten jedoch auch weitere Zahlungsoptionen wie Visa, Mastercard, Spenden auf Rechnung oder PayPal angeboten werden - in vielen Märkten ist übrigens PayPal der Platzhirsch.

Wenn deine Organisation auch internationale Fundraising-Märkte erobern möchte, sollte dies mitberücksichtigt werden. Viele internationale Tools bieten beispielsweise keine Twint-Spenden an und gerade kleinere Anbieter, verfügen oft über ein limitiertes Zahlungsmittelangebot.

Zudem gilt auch bei den Zahlungsmitteln: Testen lohnt sich! So haben wir beispielsweise bei Soulclick auch schon exotische Bezahlmöglichkeiten wie Crypto-Spenden integriert und gute Erfahrungen damit gesammelt. Viel wichtiger als die einzelnen Zahlungsmittel ist es jedoch, einen ausgewogenen Zahlungsmix aufzubauen, damit eure Organisation auch langfristig unabhängig von einzelnen Anbietern bleibt und eine starke Verhandlungsposition einnimmt.

Kriterium 3: Das Gebührenmodell

Ebenso gilt es beim Thema Gebühren genau hinzuschauen – Hinter vordergründig kostenlosen Spendentools, stecken genauso Menschen die einen Lohn beziehen, Infrastrukturkosten, Entwicklungsleistungen, etc. pp. Ein niederschwelliger Einstieg verdeckt oftmals, dass diese Gebührenmodelle die Hilfsorganisationen langfristig teurer zu stehen kommen. Unter dem Titel "Kostelose Spendenformulare: Wie aus günstig, schnell teuer wird" haben wir bereits detailliert dazu berichtet.

Bei der Evaluation empfehlen wir euch die Lebenszykluskosten der Angebote zu ermitteln. Kostenlose Tools, mit spendengebundenen Gebühren, machen bei mittleren bis höheren Volumen meist nur für den Anbieter, nicht aber für die NPO, Sinn. Sofern man einen solchen Deal eingeht, sollte zumindest darauf geachtet werden, dass nur Jahresverträge abgeschlossen werden. Auch sollten wenn immer möglich eigene Zahlungsverträge zum Einsatz kommen, die zu einem späteren Zeitpunkt problemlos auf ein anderes Tool migriert werden können.

Kriterium 4: Service-Level und persönlicher Support

Ein guter Support kostet Geld, ein schlechter kommt jedoch meist noch teurer zu stehen. Gerade bei kostenlosen Spendentools kann ehrlicherweise nicht allzu viel erwartet werden. Demgegenüber stehen meist kleine und mittelgrosse Organisationen, die erst mit dem digitalen Fundraising beginnen und oft eine enge Betreuung benötigen. Gerade kleinere Organisationen mit wenig Erfahrung, sind bei Setup und Betrieb darauf angewiesen, vom Knowhow des Partners zu profitieren.

Deshalb lohnt sich nebst dem Blick auf die Service-Konditionen verschiedener Anbieter, auch das persönliche Gespräch oder die Einholung von Referenzen anderer NPO. Eine gute Betreuung lässt sich schliesslich kaum nur an Kennzahlen bemessen.

Kriterium 5: Datenhaltung und -handling

Deine Organisation hat heute bereits ein Spendenformular auf der Webseite? Dann stellt euch doch mal die folgenden Fragen:

• Wem gehören die Spender:innen-Daten respektive welche Regelungen sieht die Datenschutzvereinbarung des Softwareanbieters vor?
• Auf welche Daten hat deine Organisation überhaupt Zugriff?
• Können historische Daten und Zahlungsverträge zu Drittanbietern migriert werden?
• Wo lagern die Daten respektive wo wird die Software gehostet?
• Wo werden Backups gesichert und innert welcher Frist werden diese wieder gelöscht?
• Wurdet ihr explizit um euren Consent gefragt damit Daten für Spendenstudien o.a. verwendet werden dürfen?

Unsere Erfahrung zeigt: Ein Grossteil dieser Fragen können die wenigsten Entscheider:innen beantworten. Dies obwohl sie aus Sicht der Spendenden einen hohen Stellenwert geniessen. Themen wie Data Governance oder Compliance sollten entsprechend in jedem Vorstand oder Stiftungsrat behandelt werden. Ist dies nicht der Fall, und gibt es keine entsprechenden Regelungen, sollte dies nachgeholt werden.

Kriterium 6: Usability und Skalierbarkeit

Damit das Fundraisingtool auch wirklich genutzt wird, ist die Usability ein wichtiger Faktor: Wie einfach können beispielsweise QR-Codes oder UTM Tracking-Parameter aufgesetzt werden? Wie einfach baust du mit dem Tool eine Kampagnen-Landingpage oder eine Verdankungsautomation? Nur wenn die Software über eine hohe Endanwenderfreundlichkeit verfügt, wird sie auch durch Fundraiserinnen und Fundraiser aktiv genutzt.

Ebenso wichtig ist das Thema Skalierbarkeit – besonders bei Organisationen, die regelmässige Nothilfeaktionen durchführen. Nur skalierbare Tools sind kurzfristigen Kampagnen-Peaks gewachsen. Wenn das Tool dafür nicht ausgelegt ist, drohen lange Ladezeiten oder im schlimmsten Falle gar Unterbrüche. Nicht alle Tools verfügen im Hintergrund über eine flexible Infrastruktur (z.B. Kubernetes), die es ihnen erlaubt, kurzfristig zusätzliche Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Fragt unbedingt danach und lasst euch die Spezifikationen schriftlich geben – ein performantes Hosting kostet zwar ebenfalls etwas mehr, dafür ist ein stabiler Betrieb gewährleistet.

Schritt 3: Das Lasten- und Pflichtenheft fürs Online Spendentool

Die Vorselektion ist abgeschlossen und ihr habt auf eurer Longlist noch fünf Online Spendentools. Als Nächstes geht’s nun an die Erstellung des Lastenheftes – dieses beschreibt eure Erwartungen an das Projekt und die Software aus Business-Perspektive. Enthalten sind darin Aspekte wie:

Parallel zur Erstellung des Lastenhefts sollten erste Gespräche mit Anbietern stattfinden. Wer am Auswahlverfahren mitwirken möchte, erhält in der Folge das Lastenheft zugestellt. Wichtig für euch zu wissen ist, dass dieses technisch «übersetzt» werden muss. Nur die wenigsten Organisationen verfügen über diese Skills, um das Lastenheft in ein Pflichtenheft zu übersetzen. Entsprechend empfehlen wir hier entweder spezialisierte Dienstleister ins Boot zu holen oder die am Auswahlverfahren teilnehmenden Softwarepartner damit zu beauftragen. In beiden Fällen entstehen anfänglich Auslagen, die sich jedoch mittelfristig auszahlen. Wer nur mit einem Lastenheft die Toolauswahl vornimmt, kauft gewissermassen die Katze im Sack.

Wie geht’s weiter?

Sobald Lasten- und Pflichtenheft finalisiert sind, geht’s ins finale Auswahlverfahren. Sinnvollerweise erfolgt dieses mit zwei bis drei Anbieterinnen und Anbietern. Nebst Interviews sind ausgiebige Tests mit den Spendentools sinnvoll.

Gerade bei grösseren Projekten, respektive Spendenvolumen, können auch schon mal Integrations- und Live-Tests zum Einsatz kommen. Hier gilt es Kosten, Risiken und Nutzen abzuwägen – im Zweifelsfall helfen ausgiebige Tests böse Überraschungen zu einem späteren Zeitpunkt zu verhindern.

Bei der Evaluation eines Online Spendentools sollten keine Abstriche gemacht werden. Während bei Web- oder CRM-Projekten viel Aufwand betrieben wird, schauen viele NPO bei den Online Fundraisingtools noch nicht ganz so genau hin. Angesichts der rasanten Marktentwicklung dürfte sich das rasch ändern – ein dringend notwendiger Schritt, damit Hilfsorganisationen auch im digitalen Umfeld, ihren Spenderinnen und Spendern eine faire, transparente und zugleich professionelle Spendenlösung anbieten zu können.