03.02.2024 Thomas Roth

Kostenlose Spendenformulare: Wie aus günstig, schnell teuer wird

In diesem Beitrag erfährst du alles rund um Gebühren- und Preismodelle unterschiedlicher Spendenformulare und was du bei der Evaluation unbedingt beachten solltest.

Kostenlose Spendenformulare: Wie aus günstig, schnell teuer wird

Spendenorganisationen sind bei der Beschaffung von IT-Lösungen verständlicherweise preissensitiv. Man will schliesslich sorgsam und vorsichtig mit seinen Spendengeldern umgehen. Doch wie heisst es so schön: «Wer billig kauft, kauft zweimal».

Gerade bei Online Spendenformularen gilt es genau hinzuschauen. Findige Anbieter haben es sich nämlich zur Aufgabe gemacht, die Schwachstellen von NPOs in ein lukratives Geschäftsmodell umzuwandeln. So werden vordergründig günstige Spendentools angeboten, deren Kosten im Verlauf eines typischen Lebenszyklus stark skalieren. Aus dem einstigen Schnäppchen entsteht so eine grosse finanzielle Belastung.

In diesem Artikel zeigen wir dir die typischen Kostenfallen der Online Donation Tools, die Vorteile einer soliden Evaluation und weshalb wir uns bei Soulclick, für ein alternatives Preismodell entschieden haben.

Ein philosophischer Exkurs gleich zu Beginn

Bereits als Kind lehrten mit meine Eltern: «Kaufe nichts auf Pump, denn das kommt dich teuer zu stehen».

In Zeiten wo Autos, Handys und selbst Küchengeräte kreditfinanziert oder geleast sind, mutet eine solche Aussage beinah romantisch an. Fakt ist jedoch: In unserer Marktwirtschaft regulieren sich Preise, mit ganz wenigen Ausnahmen, auf Basis von Angebot und Nachfrage. Gute Leistungen, die wenig oder gar nichts kosten, gibt es schlichtweg nicht. So konstatierte bereits der britische Sozialreformer John Ruskin, vor gut 200 Jahren:

„Es gibt kaum etwas auf dieser Welt, das nicht irgendjemand ein wenig schlechter machen und etwas billiger verkaufen könnte, und die Menschen, die sich nur am Preis orientieren, werden die gerechte Beute solcher Machenschaften. Es ist unklug zu viel zu bezahlen, aber es ist noch schlechter, zu wenig zu bezahlen. Wenn Sie zu viel bezahlen, verlieren Sie etwas Geld, das ist alles. Wenn Sie dagegen zu wenig bezahlen, verlieren Sie manchmal alles, da der gekaufte Gegenstand die ihm zugedachte Aufgabe nicht erfüllen kann. Das Gesetz der Wirtschaft verbietet es, für wenig Geld viel Wert zu erhalten. Nehmen Sie das niedrigste Angebot an, müssen Sie für das Risiko, das Sie eingehen, etwas hinzurechnen. Und wenn Sie das tun, dann haben Sie auch genug Geld, um für etwas Besseres zu bezahlen.“

Ein Spendenformular das gut und zugleich günstig ist, ist also ein Widerspruch in sich. So stellt sich für NPOs nicht die Frage: Kostenlos oder nicht?, sondern eher zu welchen Kosten ein gutes Spendenformular über den Lebenszyklus betreiben werden kann und in welchem Verhältnis diese Kosten, zu potenziellen Erträgen stehen? Natürlich ist dies keine einfache Aufgabe, doch bevor wir zu den Evaluationskriterien kommen, möchten wir beleuchten weshalb das Thema überhaupt so relevant ist.

Gebühren spielen eine wichtige Rolle

Die NPO-Umfrage 2022 der Stiftung ZEWO hat verschiedene Schweizer Hilfsorganisationen zu Themen rund ums digitale Fundraising befragt. Als Organisation kennt man die Anliegen seiner Spender:innen in der Regel am besten. Als ehemaliger Marketing- und Fundraisingverantwortlicher von SOS-Kinderdorf Schweiz weiss ich, wie sensibel Spenderinnen und Spender auf Themen rund um Gebühren, Datenschutz und die Nutzung persönlicher Daten reagieren. So überrascht es den auch nicht, dass über 40% der befragten NPOs angaben, dass verstecke Gebühren und die Nutzung von Daten die Hauptrisiken für Online-Spendende sind.

Risiken für Spendende bei digitalen Spenden aus Sicht der NPO, Zewo-Studienergebnisse

Einblicke in Ertragspotenziale und Gebührenmodelle

Gebühren sind unbestritten ein relevantes Thema, egal ob bei Online- oder Offline-Spenden. Da die Gebühren jedoch bei vielen Angeboten spendengebunden mitansteigen, gilt es bei der Evaluation eines Tools, ein ebenso grosses Augenmerk auf die Ertragsseite zu legen.

Ermittlung des Ertragspotenzials

Eine Vorhersage ist durchaus machbar, stellt man die eigene (digitale) Entwicklung den aktuellen Marktkennzahlen aus Studien von Swissfundraising oder Zewo gegenüber.

So erwirtschaften Organisationen mit gut ausgebautem Online Fundraising, rund 10% ihrer Public Fundraising Erträge über den digitalen Kanal. Das Marktwachstum der letzten Jahre dürfte auch mittelfristig anhalten und bei jährlich 40 – 50% liegen. Das mittelfristige Szenario (5 – 7 Jahre) dürfte vergleichbar mit dem CH-Retail sein., wo der E-Commerce je nach Themenfeld 20 - 45% der Umsätze erwirtschaftet. Für eure Ertragsszenarien bedeutet dies:

  1. Macht euch gefasst auf eine Zukunft, in der ein signifikanter Teil der Spenden online getätigt wird.
  2. Wer heute weniger als 5% seiner Public Fundraising Erträge online generiert, sollte rasch aktiv(er) werden und einen Mittelfristplan entwickeln. Einfach passiv mitschwimmen reicht in einem sich rasch verändernden Marktumfeld nicht.
  3. Wer bereits zweistellige Prozentwerte im digitalen Kanal erwirtschaftet, hat gute Karten weiter am Wachstum zu partizipieren. Nebst Investitionen sollte hier auf eine ausgewogene Organisationsentwicklung geachtet werden (Stichwort: interne Ownership).
  4. Ohne Investitionen ist damit zu rechnen, dass die Public Fundraising Einnahmen eurer Organisation schrittweise degenerieren. Der Strukturwandel wird unweigerlich zu einer Verschiebung von offline zu online führen. Die Konsolidierung in vielen Branchen, wie z.B. dem Tourismus, zeigt was auch NPOs künftig erwarten dürfte.
  5. Investitionen in Spendentools, CRM, Automationen, etc. sollten über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Wer Investitionen und laufende Ausgaben strikt trennt, der merkt: Kosten und Erträge befinden sich im Online Fundraising immer noch in einem sehr attraktiven Verhältnis. Wer nicht oder zu wenig investiert, nimmt unweigerlich hohe laufende Kosten in Kauf.

Eine Digitalstrategie mit verlässlichen Szenarien ist für NPOs heute unabdingbar. Mit unserer Digital Fundraising Agentur, der Marketing Monkeys GmbH, begleiten wir NPOs bei der Erarbeitung ebensolcher Strategien.

Gebühren etwas genauer unter der Lupe

Die effektiven Zahlungsgebühren sind nur ein Aspekt der Gesamtkosten eines Online Spendenformulars. Jedoch ist dieser Ausgabenposten bei den meisten Angeboten der mit Abstand teuerste.

Total Cost of Ownership von Spendenformularen

Aufgrund der unübersichtlichen Gebührenstruktur trennen wir Preismodelle und Preiskomponenten jeweils strikt. So lassen sich auch unterschiedliche Angebotstypen vergleichen. Auf dem Markt gibt es derzeit drei unterschiedliche Preismodelle:

1. Free Spendenformular mit spendengebundene Gebühren

Für Setup und Betrieb werden vordergründig keine fixen Kosten erhoben. NPOs bezahlen je eingegangene Spende eine prozentuale Gebühr. Diese beläuft sich in der Regel auf 6 – 8%. Oftmals gibt es zusätzlich eine Reihe versteckter Gebühren für Updates, Backups, unerwartete Supportaufwände, Schnittstellenkosten etc., welche erst im Betrieb augenscheinlich werden. Die «Free-Produkte» laufen zudem meist auf europäischen Billig-Hosts, was Fragen rund um Datenschutz, Sicherheit und Performance aufwirft.

Free Spendenformular Preismodell

2. Freemium mit spendengebundenen Gebühren

Das Spendenformular kostet im Setup ebenfalls nichts. Teils fallen höchstens Aufschaltgebühren oder Ähnliches an. In der Free-Version ist der Account in seinem Funktionsumfang noch eingeschränkt. Beim Premium-Upgrade werden dann alle Funktionen freigeschaltet und eine monatliche Fixgebühr fällt an. Beim Premiumangebot fallen die Paymentgebühren oftmals geringfügig tiefer aus. Notabene zum Preis zusätzlicher Fixkosten. Die Software finanziert sich weiterhin primär über spendengebundene, prozentuale Gebühren und zu einem kleinen Teil aus fixen SLA-Einnahmen.

Freemium Spendenformular Preismodell

3. Fixkostenmodell mit eigenen Zahlungsverträgen [Soulclick]

Kundinnen und Kunden bezahlen eine einmalige Lizenzgebühr, um die Software zu nutzen. Diese Kosten fallen höher oder tiefer aus, je nach gewähltem Umfang (pay-as-you-go Modell). Upgrades sind auch später noch möglich und sind wiederum kostenpflichtig. Die NPO betreibt mit dieser Lösung ihr eigenes Spendentool mit eigenen Zahlungsverträgen. Dadurch fallen die Betriebsgebühren entsprechend tief aus. Nach der initialen Investition ist lediglich eine monatliche Fixgebühr zu entrichten.

Fixpreis Spendenformular Preismodell

Bei den Preismodellen 1 und 2 werden je nach Anbieter zwischen 6 – 8% an Gebühren erhoben. Zu den eigentlichen Zahlungsgebühren von 2 – 3% der Spendensumme, welche ausgewiesen werden, kommen Payment-Token, SLA-Gebühren, Lizenzgebühren, Plattform-Fees und weitere Preiskomponenten hinzu.

Wer genau hinschaut, merkt eine einfache Gleichung: Spendentools, die zu Beginn wenig kosten, werden über den Lebenszyklus hinweg teuer. Insbesondere wenn die Online Spendenerträge anwachsen. So entrichtet eine Spendenorganisation bei einem jährlichem Spendenertrag von CHF 1 Mio. schnell mal CHF 70 – 90'000.- für den Betrieb des Spendentools. Eine Lösung die im kommerziellen Umfeld, mit einer Vielzahl von alternativen Marktangeboten, keine CHF 10'000.- / Jahr kosten würde.

Das alternative Geschäftsmodell hinter Soulclick

Als wir Soulclick starteten war uns klar, dass wir nicht auf das übliche Preismodell setzen würden. Unser Business Case zeigte auch, dass die Entwicklung der Soulclick SaaS-Lösung mehrere zehntausend Arbeitsstunden für UX/UI, Software-Entwicklung, etc. verschlingen würde. Kosten, die unweigerlich durch Erträge refinanzieret werden müssten.

Wir stellten uns also die Frage: Welches Preismodell erlaubt eine transparente, faire und verursachergerechte Abwälzung der Kosten, bei gleichzeitiger Wahrung unserer Unabhängigkeit. Einer Unabhängigkeit von Finanzgebern und grossen Investoren, die schnell skalierende und Abhängigkeit schaffende Geschäftsmodelle einfordern.

So entschieden wir uns für die Variante «Fixgebühren». Eine einmalige Investition seitens der Hilfsorganisation erlaubt es uns, die Gebühren im Betrieb tief zu halten. Aus ganz vielen solchen Beiträgen liesse sich unsere Investition tilgen. Gleichzeitig sind unsere Kundinnen und Kunden maximal flexibel und profitieren dank eigenen Zahlungsverträgen, von tiefen laufenden Kosten. Eine Win:Win-Situation für beide Seiten.

Das Modell Soulclick ist besonders attraktiv für Organisationen die jährlich mehr als CHF 10'000.- an Online-Spenden generieren. Durch die Fixgebühren gibt es eine Art «Einstiegsschwelle». Sobald diese überschritten ist, sparen NPOs mit Soulclick viel Geld. Insofern verstehen wir uns als «Professional Lösung» für Organisationen, die das digitale Fundraising strategisch und nachhaltig ausbauen wollen.

Takeaways: Free oder Pay Version?

Auch im E-Commerce setzten viele Shop-Betreiberinnen und -Betreiber in den Anfangsjahren auf kostenlose Zahlungslösungen. Dass deren Kosten im Betrieb rasch hochskalieren, ist ganz natürlich. So bieten Stripe und Co. für kleine Shops einen kostengünstigen und guten Einstieg. Sobald jedoch grössere Transaktionsvolumen bewegt werden, ist eine Ablösung unausweichlich.

Insofern sind die aktuellen Preismodelle im Online Fundraising, unseres Erachtens ein Ausdruck des Entwicklungsstandes des noch jungen Marktes. Man befindet sich erst am Anfang der Reise und sammelt Erfahrungen. Erste Stiftungen, Vereine und Verbände merken jedoch, dass kostengünstige Lösungen sie mittelfristig teuer zu stehen kommen. Wieso sollte eine NPO mehr bezahlen als ein Webshop von Kambly oder Digitec? Die Marktpreise bewegen sich, je nach Zahlungsvolumen, zwischen 0,7 – 1,5%.

Da der Aufbau einer eigenen Lösung komplex, zeitaufwändig und teuer ist, haben wir Soulclick ins Leben gerufen. Eine Online Spendenlösung zum Fixpreis, mit tiefen laufenden Gebühren und einer Vielzahl von Möglichkeiten.

Je mehr NPOs die Soulclick Plattform nutzen, desto tiefer fallen die Gebühren aus. Die Konditionen der über unsere Lösung abgewickelten Volumen, verhandeln wir nämlich regelmässig und geben die Vorteile 1:1 unseren Kundinnen und Kunden weiter. Wer also eine Ablösung plant oder gerade erst mit Online Fundraising beginnt, sollte sich Soulclick anschauen. Eine Pay-Version lohnt sich in den allermeisten Fällen – Wer Soulclick kauft, kauft nur einmal.

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